Gérez vos priorités avec la matrice d'Eisenhower : Améliorez votre productivité dès aujourd'hui !

Vous sentez-vous souvent submergé.e par une liste interminable de tâches à réaliser ? Avez-vous l’impression d’être en permanence en mode pompier, à subir les urgences ? Découvrez comment la matrice d'Eisenhower peut transformer votre gestion des priorités et de votre temps et vous aider à atteindre vos objectifs professionnels plus efficacement.

Imaginez une journée où vous accomplissez tout ce qui est vraiment important, sans stress ni précipitation. C'est possible grâce à la matrice d'Eisenhower, un outil simple mais puissant pour prioriser vos tâches. Développée à partir d'une citation du président Eisenhower et popularisée par Stephen Covey, cette matrice vous aide à distinguer l'urgent de l'important.

Citation Président Eisenhower

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower est un outil de gestion des priorités construit autour de deux axes :

• Axe de l'importance : En haut, les tâches importantes ; en bas, les tâches non importantes.

• Axe de l'urgence : À droite, les tâches urgentes ; à gauche, les tâches non urgentes.

Ces axes définissent quatre cadrans :

Les 4 quadrants de la matrice d'Eisenhower

 Définir ses priorités

Qu'est-ce qu'une tâche importante ?

Les tâches importantes sont celles qui contribuent directement à l’atteinte de vos objectifs professionnels. Par exemple, préparer une présentation pour un client clé ou développer une nouvelle stratégie marketing.

Important par rapport à quoi ? L’importance se définit par rapport à votre définition de fonction, elle se rapporte au poste que vous occupez. Si on vous confie régulièrement des tâches hors définition de fonction, il est temps d’en discuter avec votre manager, car il est possible que l’organisation de votre service ait besoin d’être revue.

Qu'est-ce qu'une tâche urgente ?

L’urgence se définit par la proximité de l’échéance. Par exemple, répondre à un email urgent d'un client ou finaliser un rapport pour une réunion imminente.

Urgent pour qui ? Vous, votre patron, le client ? La récurrence des situations d’urgence peut révéler des dysfonctionnements dans votre organisation personnelle ou celle de l’entreprise.

Urgent n’est pas important

En général, nous avons tendance à être happés par l’urgence d’une tâche, car la proximité de l’échéance nous laisse peu de temps pour réfléchir. Il faut agir vite. Or, comme on peut le voir sur cette matrice, toutes les tâches urgentes ne sont pas forcément importantes et, à l’inverse, une tâche non urgente peut se révéler être très importante, mais nous pourrions avoir tendance à la laisser de côté car son degré d’urgence ne nous motive pas encore suffisamment.

Gérer ses priorités               

Une fois que nous avons classé nos tâches sur la matrice, voyons comment les gérer.

Priorité 1 : Important et Urgent

Ces tâches nécessitent une action immédiate et passent devant toutes les autres activités de votre journée. Par exemple, résoudre une crise client.

Priorité 2 : Important non Urgent

Ces tâches sont cruciales pour votre succès à long terme. Planifiez des créneaux dans votre agenda pour les traiter. Si la mission est d’envergure, fractionnez-là en petites étapes que vous planifierez pour les réaliser. Par exemple, développer vos compétences ou préparer une nouvelle offre de service.

Priorité 3 : Urgent non Important

Évaluez si ces tâches vous reviennent vraiment. Déléguez-les si possible. Par exemple, répondre à des emails non critiques ou organiser des réunions de routine.

Priorité 4 : Non Urgent non Important

Questionnez leur utilité. Abandonnez-les si elles n'apportent pas de valeur ajoutée, ou bien envisagez de les sous-traiter ou de les automatiser. Par exemple, des tâches administratives répétitives, des tâches qui ne relèvent pas de votre cœur de métier.

Conclusion

Pour éviter de fonctionner constamment en mode subi, la matrice d'Eisenhower vous permet de questionner vos tâches afin d’y mettre une réelle valeur ajoutée et de les planifier pour augmenter votre efficacité. La priorité revient à l’importance et non à l’urgence.

Vous avez du mal à définir vos priorités et vous voudriez gagner en efficacité professionnelle ? Contactez-moi pour un diagnostic gratuit et découvrez comment améliorer votre productivité dès aujourd'hui !