On ne vous a jamais appris comment utiliser votre temps de la bonne façon… Pourtant, une bonne gestion de son temps permet de gagner en efficacité, être plus productif et de diminuer son stress…
Alors comment font ceux qui s’en sortent le mieux avec leur emploi du temps ?
La bonne gestion du temps en 10 points
1. Identifiez vos priorités
Le premier secret des personnes efficaces dans la gestion de leur temps est de bien gérer leurs priorités. Dans votre liste de tâches, attribuez des notes de priorité en fonction de l’importance de chaque tâche au regard de vos missions principales. Attention, ce qui est important pour les autres n’est pas forcément ce qui est important pour vous. En cas de divergence, discutez-en avec le demandeur. Sachez distinguer ce qui est important de ce qui est urgent, car une tâche urgente n’est pas forcément importante et donc, ne sera pas prioritaire
2. Eliminez les tueurs de temps
Pour gagner du temps, il faut éviter d’en perdre. Dans votre journée, identifiez les activités ou périphériques qui vous font perdre du temps. Une fois le problème identifié, imaginez le moyen de le résoudre.
De même, évitez les distractions. Mettez les notifications de votre téléphone en silencieux, désactiver les alertes de nouvel email sur votre ordinateur, signifiez à vos collègues que vous n’êtes pas disponible, et, lorsque vous travaillez sur un dossier qui demande de la concentration, isolez-vous dans une salle de réunion ou privilégiez le télétravail…
3. Planifiez votre activité
Planfiez votre journée à l’avance en estimant très largement le temps nécessaire à chaque tâche. Laissez des créneaux pour les imprévus ou pour faire une transition entre deux activités. Sentez-vous libre d’accepter ou de refuser les propositions de réunion ou de rendez-vous afin de rester le pilote de votre planning.
Planifiez ainsi tous les jours de votre semaine, et prenez régulièrement un moment pour vérifier et ajuster si nécessaire.
Planifiez également à long terme les échéances importantes mais non urgentes aujourd’hui.
4. Utilisez des outils de gestion du temps
L’agenda est votre premier outil, il vous permet de visualiser vos tâches dans le temps. Les agendas électroniques couplés à votre messagerie permettent aux autres personnes de connaitre vos disponibilités.
Vous pouvez aussi opter pour le bullet journal, moins interactif, mais qui offre d’autres avantages comme une vision en entonnoir : points forts de l’année, du mois, de la semaine…
Pour contrôler le temps passé sur les tâches, vous pouvez utiliser des outils tels que des minuteurs ou des alarmes.
5. Prenez des pauses
Prendre des pauses peut sembler contre-productif de prime abord. Pourtant, des petites pauses bien placées entre deux activités, permettent de vous libérer l’esprit et de vous régénérer avant l’activité suivante, ce qui améliore votre productivité. Cinq minutes suffisent …
6. Automatisez
Identifiez les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Si elles ne peuvent être supprimées, alors évaluez la possibilité de les automatiser, par des programmations informatiques par exemple.
De même, automatisez votre journée en élaborant des routines. Exécuter vos tâches dans le même ordre, pensé une fois pour toute pour être le plus efficace, vous permettra de vous libérer l’esprit et de gagner du temps.
7. Découpez les tâches
Comment feriez-vous pour avaler une baleine ?
Petit morceau par petit morceau… C’est exactement pareil avec un gros projet, une grande mission, une tâche d’ampleur. Si elle vous semble trop grande, découpez-là en tâches plus petites, organisez-les et planifiez-les.
Si vous êtes amené à gérer des gros projets régulièrement, n’hésitez pas à demander à votre employeur à y être formé, ainsi qu’aux outils propres à la gestion de projet.
8. Traitez différemment les tâches non prioritaires
En ce qui concerne les tâches identifiées comme non prioritaires, vous pouvez appliquer un traitement radical. Quelle est leur raison d’être ? Peuvent-elles tout simplement être abandonnées ? Quel impact cela aura-t-il ? Pour vous et pour les autres? N’hésitez pas à prendre cette décision si elle est possible.
Si la tâche doit être réalisée, mais ne présente pas de valeur ajoutée pour vous, étant donné vos compétences et votre expérience, envisagez de la déléguer. Définissez tout d’abord à qui. Pour ceux qui ne managent pas d’équipe, ce point sera discuté avec votre manager. Puis prenez le temps de former la personne qui prend cette tâche pour vous. Assurez le contrôle de la qualité de l’exécution de la tâche, ainsi que le suivi de sa réalisation dans les temps.
9. Utilisez vos temps forts
Nous avons tous expérimenté que nous avons dans la journée des moments forts, où nous sommes concentrés et efficaces, et des moments faibles, ou notre attention diminue significativement. Sachez repérer vos moments forts et planifier à ce moment les tâches délicates qui réclament le plus d’attention.
10. Adaptez vos moyens de communication
Sachez adapter vos moyens de communiquer avec vos interlocuteurs de façon à ne pas perdre de temps. Si vous avez besoin d’une information rapidement pour finaliser une tâche prioritaire, privilégiez le contact direct plutôt que le mail qui implique un délai de réponse.
Sachez que des formations de gestion du temps existent pour vous aider à identifier les meilleurs moyens de gérer votre temps et d’élaborer votre propre plan d’actions.
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