Qui ne s’est jamais demandé à quoi servait la réunion à laquelle il participait ? Alors que nos quotidiens sont surchargés, rien de mieux pour avoir l’impression de perdre son temps.
Si vous êtes chargé d’organiser une réunion, ne tombez pas dans les pièges, suivez ces 9 étapes pour organiser une réunion efficace.
Tout d’abord, rappelons qu’il y a 4 phases dans l’organisation de la réunion :
Phase 1 : la conception de la réunion
Phase 2 : l’organisation logistique de la réunion
Phase 3 : le déroulement de la réunion
Phase 4 : l’après-réunion
Chacune de ces étapes est essentielle pour réussir votre réunion et vous pouvez améliorer l’efficacité de votre réunion à chaque étape.
Etape n°1 : Evaluez l’utilité de la réunion
La réunion qui vous fait perdre le moins de temps est celle qui n’a pas lieu. Une évidence ? Pourtant nombre de personnes préfèrent organiser une réunion pour tout sujet.
Pour le sujet que vous avez à traiter, n’y a-t-il pas un moyen plus efficace ? Un mail ou une newsletter pour passer une information, une discussion téléphonique avec la personne qui pourra débloquer la situation, …
Définissez clairement la finalité de la réunion afin de vérifier que le mode réunion est la bonne réponse.
Etape n°2 : Définissez l’objectif de la réunion
Organiser une réunion pour « parler du sujet x » ne suffit pas à garantir l’efficacité de la réunion. Comme toutes vos actions, l’organisation d’une réunion doit être dirigée par la volonté d’atteindre un objectif.
A quoi sert la réunion ? Sur quel résultat doit-elle aboutir ?
S’agit-il d’une prise de décision ? d’un plan d’action ? d’un partage d’information ?
Attention à ne pas confondre le sujet de la réunion qui détermine de quoi on parle (ex : l’organisation du séminaire annuel) et l’objectif qui détermine sur quoi elle doit aboutir (ex : la date, le lieu, la liste des invités, ..)
La définition de l’objectif est primordiale car de cela dépend tout le reste de l’organisation de la réunion.
Etape n°3 : Définissez un ordre du jour détaillé et temporisé
L’ordre du jour est construit comme le chemin qui mène à votre objectif. Evitez les détours et les chemins parallèles. Pour atteindre votre objectif, quelles sont les étapes nécessaires de votre réunion ? une présentation du sujet ? l’avis de l’expert ? une décision ? un plan d’action ? etc…
Pour chaque étape, déterminez le temps nécessaire. Tentez d’estimer au mieux la durée nécessaire pour que le sujet soit correctement traité, sans faire trop long pour que la réunion reste d’une courte durée. Petit à petit votre capacité à estimer la durée adéquate s’affinera.
Déterminez pour chaque étape l’intervenant le plus à même de faire avancer le sujet.
Etape n°4 : Définissez le format de la réunion
Grâce à votre ordre du jour détaillé, vous connaissez la durée totale de votre réunion et la liste des participants. Vous pouvez donc déterminer le format de la réunion.
On connait le format classique en salle de réunion avec un visioprojecteur, idéale si tous les participants doivent regarder les mêmes visuels. Pour une réunion sans support (oui ça existe !) la disposition en U où chacun pourra voir les autres participants sera privilégiée. S’il s’agit d’ateliers, des ilots permettant le travail en sous-groupes sera une alternative intéressante. Enfin, pour les réunions de courte durée, pensez au format stand up, ou chacun reste debout, sans support visuel.
Etape n°5 : Réduisez le nombre de participants
Choisissez les participants qui sont vraiment pertinents pour le sujet traité. Vous vous assurerez ainsi qu’ils participent vraiment. Vous vous assurerez également de la pertinence des débats et éviterez les hors-sujets.
Les participants doivent apporter une valeur ajoutée au sujet. Pour les personnes intéressées par le résultat, mais dont la présence en réunion n'est pas utile, mettez en place un système d’information post-réunion.
Etape n°6 : Anticiper vos invitations
Une fois que vous aurez déterminé la meilleure période pour l’organisation de votre réunion (après telle échéance, avant telle phase du projet), envoyez vos invitations aux participants.
Utilisez outlook ou un autre agenda partagé afin d’avoir la visibilité des créneaux de disponibilité de vos participants. A défaut un outil comme Doodle vous permettra d’avoir la meilleure date pour tous. Ainsi, vous vous assurez de la présence des participants.
Anticipez votre invitation au maximum pour permettre aux participants de se préparer à l’avance, ce qui améliorera l’efficacité de la réunion. Quitte à envoyer un « save the date » dès que possible et compléter votre invitation par la suite.
C’est votre invitation qui permettra à vos participants d’avoir toutes les informations sur la réunion. C’est donc cela qui déterminera leur possibilité de se préparer au mieux et d’augmenter ainsi l’efficacité de la réunion. Précisez bien quel est le sujet et quel est l’objectif : sur quoi la réunion doit aboutir.
Joignez à votre invitation l’ordre du jour et les documents associés, toujours pour permettre à vos intervenants de se préparer.
Suggérez-leur de prendre connaissance des documents et de collecter les informations nécessaires avant la réunion afin d’en augmenter l’efficacité et d’en limiter la durée.
Etape n°7 : Animez efficacement votre réunion
Si c’est vous qui assurez l’animation de la réunion, votre rôle est de la mener à son objectif. Rappelez donc l’objectif aux participants afin qu’eux aussi agissent pour son atteinte.
En fonction du type de réunion, le rôle de l’animateur pourra être différent. S’il s’agit d’une réunion d’information, l’animateur distribuera la parole aux intervenants ou sera lui-même l’orateur et répondra ensuite aux questions. S’il s’agit d’une réunion au format standard, il donnera la parole aux intervenants en suivant l’ordre du jour. En cas d’atelier, son rôle sera plus proche de la facilitation du groupe.
Il est tout à fait possible de déléguer les autres rôles à d’autres participants, l’animateur n’est pas obligé d’endosser tous les rôles, notamment celui de gardien du temps, et de secrétaire de séance.
Etape n°8 : Les règles de la réunion efficace
En tant qu’animateur, vous pouvez définir quelques règles de fonctionnement de vos réunions. Certaines seront peut-être en rupture avec la culture de votre entreprise, mais en les expliquant bien, peut-être pourrez-vous faire bouger certaines lignes.
Parmi ces règles on peut trouver :
Les participants arrivent à l’heure. Si ce n’est pas le cas, on ne leur résume pas le début car cela fait perdre du temps à ceux qui ont fait l’effort d’être à l’heure.
Les participants participent et ne font pas autre chose pendant la réunion. Rappelons que nos mails n’ont pas vocation à être traités de suite et que nous avons une messagerie vocale sur notre portable pour prendre nos appels lorsque nous sommes occupés. Il vaut mieux faire une réunion courte et utile où l’on participe qu’une réunion longue et ennuyeuse où l’on a envie de faire autre chose pour ne pas perdre notre temps.
Les participants s’écoutent. Toutes les idées sont bonnes à entendre si elles font avancer le sujet.
Les participants respectent leur temps de parole respectif.
Les sujets annexes soulevés lors de la réunion sont notés pour être traités à un autre moment. On fait avancer notre sujet du jour.
Chacun contribue à mener la réunion à son objectif.
Etape n°9 : Gérez l’après-réunion
Une bonne réunion aboutit logiquement à des actions après sa tenue. A vous d’annoncer et de gérer ce temps « après ».
Finalisez le compte-rendu ou assurez-vous de sa finalisation par le secrétaire de séance. Idéalement, il aura été rédigé en grande partie pendant la réunion. Assurez-vous que le livrable est bien détaillé. Vous pouvez ajouter des documents si nécessaire.
Communiquez rapidement le compte rendu à tous les participants. Vous pouvez aussi inclure dans cette diffusion d’autres personnes intéressées par le sujet mais dont la présence à la réunion n’était pas utile ou pas possible. Vous pouvez bien entendu inclure les commanditaires.
Si le livrable consiste en un plan d’actions, diffusez-le à toutes les personnes impliquées dans sa mise en œuvre. Mettez en place les routines nécessaires au suivi de ce plan d’action ou, si c’est une autre personne qui est en charge, assurez-vous auprès d’elle qu’elle dispose de tous les éléments nécessaires.
En suivant ces étapes, vous noterez l'amélioration de l'efficacité de vos réunions !